Politique de protection des renseignements personnels

La présente politique vise à assurer la protection des renseignements personnels et à définir les procédures de collecte, d’utilisation, de divulgation, de conservation, de destruction et de gestion des informations par Itani Performance, ce qui inclut la direction, les employés, les fournisseurs, etc. De plus, elle vise à informer toute personne concernée sur la manière dont ses renseignements personnels sont traités par Itani Performance, qu’il s’agisse de clients, d’employés ou de toute autre personne.

RESPONSABILITÉ

Itani Performance assume l’entière responsabilité de la protection des renseignements personnels sous son contrôle. Les informations collectées, utilisées, divulguées, conservées ou détruites sont régies par la présente politique afin de protéger la vie privée de chaque individu.

Pour assurer la protection optimale des renseignements personnels, le Responsable de la protection des renseignements personnels d’Itani Performance doit :

• Superviser et réviser les pratiques et procédures internes de traitement des renseignements personnels ainsi que la conformité aux lois en vigueur;
• Suggérer des mesures pour assurer la protection continue des renseignements personnels conformément aux évaluations des facteurs relatifs à la vie privée;
• Mettre en œuvre les mesures nécessaires au sein de l’entreprise pour assurer la protection des informations;
• Assurer la conformité et la formation du personnel aux meilleures pratiques de protection des renseignements personnels.
• Coordonner, enquêter et répondre aux demandes et plaintes concernant la protection des renseignements personnels;
• Communiquer avec la ou les personnes concernées et la Commission d’accès à l’information (CAI) en cas de fuite de données ou de tout incident;
• Tenir un registre des incidents liés aux données personnelles.

La protection des renseignements personnels est l’affaire de tous. Aucune mesure de représailles ne peut être prise contre une personne qui dépose une plainte concernant la protection des renseignements personnels ou qui participe à une procédure d’enquête de la CAI.

COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Les renseignements personnels collectés permettent à Itani Performance d’exercer ses fonctions et activités conformément aux lois et normes applicables. Itani Performance ne collecte des renseignements personnels que lorsque cela est nécessaire et pour des fins spécifiques et prédéfinies. Les renseignements personnels sont collectés directement auprès de la personne concernée et avec son consentement, à moins qu’une exception ne soit prévue par la loi.

Une liste non exhaustive des informations collectées et de leur utilisation prévue est fournie à l’annexe A. La majorité des renseignements personnels collectés concernent les employés afin de répondre aux obligations légales de l’entreprise. Des renseignements personnels concernant d’autres personnes peuvent être demandés afin d’aider les employés en cas d’urgence, par exemple. Il appartient aux employés d’obtenir leur consentement avant de nous fournir leurs coordonnées.

En ce qui concerne les informations clients, les données sont fournies pour alimenter notre CRM, nos contrats et notre facturation, mais il s’agit principalement d’informations de nature professionnelle ou commerciale telles que l’adresse courriel et les numéros de téléphone pour le contact ou le mode de paiement pour les services rendus. Les informations de paiement sont, autant que possible, saisies par le client dans le CRM et sont masquées pour le reste des employés de l’entreprise afin d’assurer la confidentialité. Pour les clients qui ont rempli un formulaire incluant leur carte de crédit ou leur numéro de compte bancaire professionnel ou commercial, les données ne sont accessibles qu’à un petit nombre d’employés tels que l’administration et les propriétaires pour le traitement des dossiers.

CONSENTEMENT ET EXACTITUDE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Itani Performance s’assure que la collecte de renseignements personnels est effectuée pour des raisons justifiées, claires et spécifiques, et avec le consentement libre et éclairé de la personne. Le consentement est requis pour toute collecte, utilisation ou divulgation de renseignements personnels. Avant de collecter des renseignements personnels, nous nous assurerons d’obtenir votre consentement éclairé sous une forme écrite claire et distincte, fournissant des détails précis sur le but de la collecte et la manière dont les informations seront utilisées. Votre consentement est essentiel pour assurer la protection de vos données personnelles.

LIMITATION DE L’UTILISATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Nous collectons et utilisons vos renseignements personnels uniquement lorsque cela est nécessaire et aux fins pour lesquelles le consentement a été obtenu. Itani Performance doit fournir certaines informations afin de répondre aux processus et exigences de vérification légaux et réglementaires. L’utilisation peut varier mais pourrait servir à différentes fins, comme illustré à l’annexe A.

Les informations peuvent être transmises à des tiers dans la mesure nécessaire aux fins des activités mentionnées à l’annexe A. Itani Performance ne peut être tenue responsable du comportement et de l’utilisation effectués par des tiers.

Les renseignements personnels ne seront pas utilisés ou divulgués à d’autres fins que pour des objectifs spécifiques, sauf si la loi l’exige.

PROTECTION DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Itani Performance prend toutes les précautions raisonnables et a mis en œuvre des mesures physiques et techniques importantes pour prévenir l’utilisation et l’accès non autorisés ou illégaux aux renseignements personnels. Les mesures en place comprennent, entre autres :

• Utilisation des informations uniquement lorsque nécessaire;
• Assurer la confidentialité et la protection des renseignements personnels que quelqu’un aurait pu apprendre dans l’exercice de ses fonctions, à moins d’être autorisé à les divulguer par la personne concernée;
• Protection des fichiers avec un accès sélectif et limité aux personnes autorisées;
• Accès sécurisé aux bureaux avec portes verrouillées et codes d’accès;
• Déchiquetage sécurisé des dossiers papier;
• Authentification à deux facteurs pour toutes les connexions à la plateforme;
• Retrait immédiat des accès suite à la fin d’une relation d’affaires.

Toutes les personnes sont tenues de contribuer à la protection des renseignements personnels. Si vous soupçonnez que des informations sensibles ont été compromises, vous devez en informer immédiatement le Responsable de la protection des renseignements personnels.

PÉRIODE DE CONSERVATION DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Itani Performance s’engage à respecter les périodes de conservation minimales prévues par la catégorie de renseignements personnels et les lois applicables. Cependant, si les informations collectées ne sont plus utiles à Itani Performance et que leur conservation n’est pas nécessaire ou obligatoire selon les différents cadres législatifs, elles seront détruites, effacées ou converties de manière à rester anonymes.

ENGAGEMENT DE TRANSPARENCE

Itani Performance s’engage à être transparente sur le traitement, les procédures et les fins pour lesquelles les renseignements personnels sont utilisés avec les clients, les employés, les stagiaires et les partenaires commerciaux.

ACCÈS À VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Une personne peut demander l’accès à ses renseignements personnels et aux moyens par lesquels ils ont été collectés. Selon le contenu du dossier de la personne, des exceptions peuvent être applicables, comme des renseignements personnels concernant un tiers, cependant, la personne en sera informée. En cas d’informations inexactes dans le dossier, la personne concernée peut en demander la correction.

Pour toute consultation, retrait et/ou modification de renseignements personnels, veuillez écrire à info@itaniperformance.com. À tout moment, vous pouvez retirer votre consentement à la communication de vos renseignements personnels. Une demande écrite doit être soumise au Responsable de la protection des renseignements personnels à info@itaniperformance.com. Une réponse vous sera fournie dans les 30 jours suivant la réception. Lorsqu’il n’est pas possible de partager les informations demandées, une justification légale et un soutien doivent être fournis pour étayer la décision auprès du demandeur.

PLAINTES

Une personne qui estime que ses renseignements personnels ont été collectés, conservés, utilisés, divulgués ou détruits d’une manière non conforme aux dispositions de la présente politique peut déposer une plainte confidentielle auprès du Responsable de la protection des renseignements personnels à info@itaniperformance.com. L’individu doit fournir son nom, ses coordonnées, y compris un numéro de téléphone, ainsi que l’objet et les motifs de la plainte. Il est nécessaire de fournir suffisamment de détails pour que la plainte puisse être correctement évaluée. Une réponse sera fournie dans les 30 jours suivant la date de réception de la plainte. Si la plainte est insuffisamment spécifique, le Responsable de la protection des renseignements personnels peut demander toute information supplémentaire jugée nécessaire pour évaluer la plainte. Le Responsable de la protection des renseignements personnels mènera une enquête sur les plaintes reçues, minimisera tout dommage possible et apportera les corrections nécessaires.

Vous pouvez également déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information. Cependant, Itani Performance encourage les personnes concernées à communiquer d’abord avec le Responsable de la protection des renseignements personnels et à attendre la conclusion du processus de gestion prévu.

APPROBATION

La présente politique est approuvée par le Responsable de la protection des renseignements personnels d’Itani Performance.

Responsable de la protection des renseignements personnels :
9620 Boul Gouin O, Montréal, QC H8Y 1R5
info@itaniperformance.com

Pour toute demande, question ou commentaire relatif à cette politique, veuillez contacter la personne responsable par courriel.

Annexe A